La regla 10-20-30 y Desfragmentación en la creación del objeto

La regla del 10/20/30 en PowerPoint

Durante mis muchos años de trabajo en Microsoft, sufrí innumerables presentaciones de PowerPoint por parte de ingenieros, gestores financieros, jefes, etc.

La mayor parte de las presentaciones me pusieron a dormir (despierto pues hay que guardar las apariencias) en la segunda diapositiva (¡a veces lo consiguieron en la primera!) pues el presentador quiere embutir tanta información por diapositiva como le es humanamente posible. 

He visto diapositivas imposibles de leer porque la fuente que usaban era de unos 12 puntos, ¡como si fuera un documento escrito en un procesador de textos!

Una vez satisfechos con poner todo el contenido en la presentación, y para asegurarse de que no se olvidarán de nada, comienzan el ejercicio letal de leer cada línea, como si su audiencia no supiera leer.

El problema con este planteamiento es que, por supuesto, la audiencia lee (si tiene la suerte de tener una vista de águila) los puntos mucho más rápido que el presentador, y luego inmediatamente desconecta y se pone a pensar en las vacaciones en Grecia o el cambio de aceite que siempre pospone…

La regla de oro de cualquier presentación, es el mantener a la audiencia informada y entretenida, y esto amigo, no se consigue con muchas líneas e información, sino con el uso exquisito de gráficos, buen diseño y sobre todo, la habilidad del presentador de conectar con su audiencia.

Cuando un presentador es bueno, puede presentar sin necesidad de ninguna ayuda externa, pero definitivamente tienes que presentar usando PowerPoint (or KeyNote o cualquier otro programa de presentaciones), te recomiendo la regla de PowerPoint llamada la regla del 10/20/30.

Este es un concepto original creado por Guy Kawasaki, un experto en Venture Capital del Silicon Valley, en California después de sufrir innumerables presentaciones que pretendían capturar su atención para conseguir financiación.

Es un método tan sencillo como efectivo: Una presentación de PowerPoint debería de tener solamente 10 diapositivas, durar 20 minutos y contener caracteres con una fuente de 30 puntos o mayor.

Aunque estos requerimientos parecen draconianos, en realidad te ayudarán a enfocar tus esfuerzos y a conectar con tu audiencia pues no pasarán todo el tiempo ignorando tus palabras y leyendo directamente la información en la pantalla. 

Diez diapositivas: Diez es el número óptimo de diapositivas en una presentación porque los seres humanos (incluso los que trabajan para empresas ;-) no pueden comprender más de diez conceptos en una sesión. Si necesitas usar más de diez diapositivas para comunicarte con tu audiencia, posiblemente necesitas más de una sesión, pues tu contenido es demasiado para que lo recuerden de una sentada.

La mayoría de las presentaciones pueden organizar con una diapositiva que cubra cada una de las siguientes categorías:

1. El problema

2. Tu solución

3. El modelo de negocios

4. La tecnología que lo hará posible

5. Los planes de marketing y ventas

6. La competencia

7. El equipo

8. Las proyecciones de ventas y fechas significativas

9. El estado del proyecto

10. Recopilación

Veinte minutos. Deberás presentar tus diez diapositivas en veinte minutos. Incluso aunque tengas una hora, recuerda que estás usando un portátil con Windows así que perderás 20 minutos intentando que funcione con el proyector. Incluso si la configuración va perfectamente, la audiencia llegará tarde y marchará temprano. Si planeas una presentación de 20 minutos, te quedarán 40 para preguntas y respuestas. Tu audiencia te lo agradecerá.

Fuentes de letra de treinta puntos: La mayoría de las presentaciones que he visto, usan fuentes de 12 e incluso 10 puntos, como ya he comentado, el presentador intenta leer el contenido a la vez que la audiencia lo hace, solo que la audiencia lo lee más rápido pues no tiene que leerlo en voz alta. El resultado es que el presentador y la audiencia no están sincronizados.

Hay dos razones por las que las presentadoras usan fuentes pequeñas en las diapositivas:

1. No se conocen bien el material presentado.

2. Creen que cuanto más texto puedan encajar, más convincente es su presentación.

Esto es una tontería. Si quieres dar una presentación de calidad, lo primero que tienes que hacer es familiarizarte con el contenido de la presentación. Una vez que lo domines, no necesitarás presentar toda la información en pantalla. Para eso estás ahí, para explicar a tu audiencia tus puntos y comunicarte con ellos. 

Si te fuerzas a usar fuentes de 30 puntos (o mayores), te garantizo que mejorarás considerablemente tus presentaciones porque esto re requiere que te centres en los puntos más importantes y que sepas cómo explicarlos bien.

Si alguna vez has observado alguna de las presentaciones de Steve Jobs (el CEO de Apple), verás al maestro en escena. Sus presentaciones contienen abundantes gráficos y cuando usa texto lo hace muy escasamente y con un tipo de fuente bien grande, para que el mensaje que quiere mostrar no quede diluido.

Si comienzas a usar la regla de PowerPoint del 10/20/30, verás cómo tus presentaciones mejoran exponencialmente y cómo tu audiencia agradecerá tu presentación, especialmente si lo haces después del “petardo” que acaba de ponerlos a todos a dormir con sus diapositivas que contienen 500 palabras cada una.

Si necesitas que alguien te explique con audio visita este Link

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